¿Cómo planear tributariamente el 2025 para empezar bien el año? 10 tips básicos para planificar el 2025

1. Actualizar el RUT con el régimen más conveniente: Ordinario o Simple

Elegir entre el Régimen Ordinario y el Régimen Simple es una decisión clave al iniciar el año fiscal. El Régimen Ordinario, al que pertenecen la mayoría de las personas naturales y jurídicas, implica presentar una Declaración de renta basada en los ingresos gravables. Las tarifas oscilan entre el 0 % y el 39 % para personas naturales, y el 35% aplica a sociedades.

El Régimen Simple, por su parte, es una opción diseñada para simplificar las obligaciones tributarias. Este régimen unifica en un solo pago bimestral: el simple -que sustituye el impuesto sobre la renta-, el impuesto al valor agregado (IVA), el impuesto nacional al consumo y el de industria y comercio. Su base de liquidación son los ingresos brutos, excluyendo ganancias ocasionales e ingresos no constitutivos de renta, con tarifas que van del 1,2% al 14,5%, según la actividad y los ingresos.

El Régimen Simple tiene requisitos respecto a las personas naturales que quieran pertenecer, así como frente a las sociedades. Definir si es conveniente o no, depende de las condiciones específicas de cada contribuyente.

El plazo para pasarse del Régimen Simple al Régimen Ordinario es hasta el 31 de enero y el plazo para pasarse del Régimen Ordinario al Régimen Simple es hasta el 28 de febrero.

2. Definir el procedimiento de retención en la fuente más conveniente para empleados

Al empezar el año, se puede decidir cómo calcular la retención en la fuente de rentas de trabajo. El procedimiento 1 permite definir la tarifa cada mes según el salario que devengue el trabajador en ese periodo. El procedimiento 2 genera una tarifa fija durante todo el semestre, la cual depende de los ingresos laborales devengados por el trabajador durante los últimos doce meses.

Por ejemplo, si los ingresos varían mensualmente con bonificaciones altas que se reciben pocas veces al año, el procedimiento 1 puede generar una retención que resulte en un saldo a favor en la declaración de renta. Es importante hacer una proyección de ambos procedimientos para que las retenciones del año coincidan con el impuesto.

3. Anticiparse a los intereses presuntivos que generan las cuentas por cobrar y por pagar con sociedades en las que se es accionista

Si existen cuentas por cobrar o por pagar, originadas en préstamos, entre sociedad y accionista, el acreedor deberá calcular intereses presuntivos sobre ese préstamo al 9,25% para 2025. Sobre este ingreso presuntivo -aunque no tenga un pago real- se deberá pagar impuesto sobre la renta.

4. Calcular el anticipo al impuesto sobre la renta

Cada año, además del impuesto sobre la renta, se debe anticipar en la declaración de renta el impuesto sobre la renta del año siguiente, que a partir del tercer año corresponde al 75% del impuesto declarado o al promedio de los últimos dos años menos las retenciones en la fuente de la declaración de renta que se está presentando. Este pago puede afectar significativamente el flujo de caja, ya que implica adelantar impuestos de la declaración del año siguiente.

Cuando las retenciones en la fuente no son suficientes para el cálculo del 75%, se debe pagar anticipo del impuesto del siguiente año. Por ejemplo, si se reciben pagos del exterior estos no deberían estar sujetos a retención en la fuente en Colombia, por lo cual el anticipo podría aplicar. Esto podría derivar en un saldo a favor que, aunque es recuperable, puede ser un inconveniente financiero.

Una forma de evitar el pago de este anticipo es optar por el Régimen Simple, siempre que se cumplan los requisitos para pertenecer a él.

5. Revisar la periodicidad para presentar las declaraciones y otras obligaciones tributarias

Se debe revisar si es declarante del impuesto sobre la renta o no. Para esto, es importante antes determinar si se es residente fiscal en Colombia para presentar la declaración de renta en el formulario 210, en cuyo caso se deben declarar los ingresos de fuente mundial y los activos y pasivos poseídos en Colombia y en el exterior. Si no se es residente fiscal, se debe declarar en el formulario 110 únicamente los ingresos de fuente colombiana y los activos y pasivos poseídos en el país.

Adicionalmente, es fundamental revisar si está obligado o no a presentar información exógena, considerando que los vencimientos son antes de la declaración de renta y las sanciones pueden ser altas.

Al comenzar el año, también se debe revisar la periodicidad bajo la cual se presentan algunas de las obligaciones tributarias.

Para el IVA, existen dos opciones: (1) bimestral si los ingresos brutos al 31 de diciembre de 2024 fueron iguales o superiores a $4.329.980.000 o si se es responsable de bienes o servicios exentos del impuesto o (2) cuatrimestral para quienes no cumplan con estas condiciones.

En cuanto al ICA, la periodicidad la define la normatividad tributaria de cada municipio. Puede ser mensual, bimestral o anual y puede cambiar dependiendo de los ingresos del año anterior.

6. Verificar si las declaraciones tributarias del año gravable 2025 deben tener la firma del revisor fiscal

Al inicio del año, es importante revisar si se está obligado a contar con un revisor fiscal, según los criterios aplicables al tipo de sociedad, ingresos o activos.

Si al 31 de diciembre de 2024 los activos fueron iguales o superiores a $6.500.000.000 y los ingresos alcanzaron o superaron los $3.900.000.000, se estará obligado a tener un revisor fiscal durante el 2025. Esto implica que las declaraciones tributarias deberán contar con su firma. Si no se cumple este requisito, serán consideradas no presentadas y podrían enfrentar sanciones.

7. Actualizar el RUT y el RUB

Si alguno de los datos del Registro Único Tributario (RUT) ha cambiado, es momento de actualizarlo. Ya sea que se necesite modificar información de dirección, agregar responsabilidades, o ajustar datos del representante legal, contador, revisor fiscal o incluso el régimen tributario, hacerlo a tiempo ayudará a evitar sanciones o notificaciones indebidas de requerimientos por información desactualizada.

Además, recordar actualizar el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB). Este documento es obligatorio para las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica, y en él se debe reportar quiénes son los beneficiarios finales, es decir, las personas naturales que tienen control directo o indirecto sobre la entidad.

8. Decidir la forma más conveniente de practicar retención en la fuente sobre honorarios si se es independiente

Si se trabaja como independiente es fundamental definir cómo le aplicarán la retención en la fuente.

Se puede optar por una retención fija del 10% u 11%, según si se está obligado o no a llevar contabilidad, o por las tarifas para rentas laborales, que oscilan entre el 0% y el 39%. La decisión dependerá de si el trabajador independiente desea deducir los costos y gastos relacionados con su actividad.

Si se opta por deducir costos y gastos, aplica la tarifa de honorarios e indícalo claramente en la cuenta de cobro. Si no se deducen los costos, se aplicará la tarifa de rentas laborales. Por otro lado, si se es contratante, prestar atención a las cuentas de cobro de los independientes para asegurarse de usar el mecanismo adecuado.

9. Prever el pago del impuesto de renta

Si las retenciones en la fuente que se aplican son bajas, destinar un porcentaje de los ingresos para cubrir el saldo que deberá pagarse al declarar.

Esta simple práctica ayudará a enfrentar con tranquilidad el momento del pago, evitando que un gasto inesperado afecte el flujo de caja.

10. Anticiparse a la declaración de renta del 2025 y tener en cuenta las deducciones sin extralimitarse

Desde el inicio del año, prepararse para la declaración de renta de 2025 y organizar las deducciones y rentas exentas, recordando que estarán limitadas a 1.340 UVT ($66.730.660) o al 40% del ingreso neto —después de ingresos no constitutivos de renta que son principalmente los aportes obligatorios a seguridad social—. Algunas claves a tener en cuenta:

— Hasta 1.200 UVT ($59.758.800) por intereses de vivienda.

— Hasta 16 UVT mensuales ($796.784) por medicina prepagada u otras pólizas de salud de las que se es titular, inclusive por el grupo familiar, sumando $9.561.408 al año.

— Si se tiene dependientes, deducción del 10% de los ingresos hasta 32 UVT mensuales ($1.593.586), equivalentes a $19.122.816. Además, por cada dependiente se otorgan 72 UVT adicionales al límite de 1.340 UVT, hasta un máximo de 4 dependientes.

— Se puede deducir el 50% del gravamen a los movimientos financieros.

— Se puede deducir hasta 100 UVT ($4.979.900) si se tienen préstamos educativos con el ICETEX.

— Adicional al límite de 1.340 UVT, también se podrá deducir el 1% del valor de las facturas electrónicas por compras y servicios, con un límite de 240 UVT ($11.951.760).

— 25% de renta exenta calculada después de restar los ingresos no constitutivos de renta, deducciones y demás rentas exentas a los ingresos con un límite anual de 790 UVT ($39.341.210).

Si tras calcular las deducciones se tiene saldo disponible, se podría considerar hacer aportes a pensión voluntaria o cuentas AFC para disminuir el impuesto a pagar. Sin embargo, si ya con las demás deducciones y rentas exentas se está en el límite de 1.340 UVT, los aportes adicionales no deberían tener un beneficio adicional en el impuesto sobre la renta.

Por: Catalina Márquez, socia de De Guzmán Márquez Abogados