Más del 60 % de los colombianos no sabe usar Excel, ¿por qué eso es un lastre laboral?

El boom de la llamada cuarta revolución industrial no solo ha implicado una búsqueda de la digitalización empresarial, sino también de nuevas habilidades en los trabajadores, de quienes se espera tanto conocimiento técnico, como la capacidad de trabajar en grupo, la tolerancia o la empatía.

Mientras hay una discusión sobre si las habilidades blandas (pensamiento crítico, la comunicación o la empatía) se pueden enseñar o son innatas, en donde sí existe consenso es en la necesidad de saber usar las herramientas tecnológicas. Ya no es suficiente con saber utilizar procesadores de palabras como Word o herramientas para hacer presentaciones como Power Point, cada vez es más necesario saber utilizar hojas de cálculo como Excel o las que ofrece el paquete de Google.

Las hojas de cálculo han sido herramientas que muchos asocian solo a economistas, contadores o ingenieros, pero cada vez más demuestran su utilidad en diferentes áreas laborales y quienes las saben usar, claramente tienen una ventaja competitiva en el mundo del trabajo.

Pese a la masividad de Excel, este no es aprovechado en su totalidad. Una encuesta realizada por la empresa chilena Ninja Excel indica que 61 % de los colombianos no manejan los conceptos básicos de esta herramienta, mientras que solo el 7 % tiene los conocimientos previos necesarios para iniciar una capacitación avanzada.

En Excel se pueden cumplir desde las tareas más básicas (como llevar la contabilidad de un hogar) hasta las de mayor complejidad en múltiples oficios. Desde cálculos matemáticos y gráficos simples hasta informes de gestión y opciones multimedia. Sus funciones logran elevar los resultados e información para potenciar la productividad y la eficiencia de las empresas, en especial en una época como la actual, en que el manejo de grandes volúmenes de datos se vuelve cada vez más necesario.

Un informe de la revista Harvard Business Review indica que los colaboradores de las empresas pasan el 10 % de su vida laboral en hojas de cálculo.

Capacitarse en Excel es una tarea de las nuevas generaciones de profesionales, pero también de quienes ya están ejerciendo sus carreras. Este proceso se conoce como reciclaje profesional o reskilling, es decir, enseñar a un trabajador nuevas competencias para optimizar su desempeño.

La ventaja de la popularidad de Excel es que existen muchos tutoriales gratuitos para aprender a través de internet, así como ofertas de entrenamiento en institutos y plataformas especializadas. Actualmente, el uso de herramientas ofimáticas como esta es altamente deseado, cuando no obligatorio, para encontrar trabajo en Colombia, de ahí su importancia para quienes estén en búsqueda de empleo o quieran mejorar sus condiciones.

Cinco consejos de Excel para inexpertos

1. Encontrar valores duplicados en una lista

Para encontrar valores duplicados en Excel, seleccionar los datos a validar, luego en la pestaña de Inicio dirígirse al ícono de “Formato condicional” del grupo “Estilos”. Hacer clic en “Reglas para resaltar celdas” y después seleccionar “Valores Duplicados”.

2. Seleccionar todas las celdas de una hoja

Basta con que se presione las siguientes teclas: CTRL + E. Si el equipo es Mac, presionar Cmd + A. Este truco puede ser de mucha utilidad para cambiar elementos del formato de manera rápida.

3. Eliminar celdas en blanco

Para eliminar celdas en blanco dentro de un listado, seleccionar el rango total que las contiene, presionar F5 para dirigirse a “Ir a” > “Especial” y allí seleccionar celdas en blanco. Presionar CTRL y la tecla “–” (menos), y Eliminar filas.

4. Convertir valores en porcentajes rápidamente

Seleccionar los números a convertir y presionar las teclas CTRL + SHIFT + 5 al mismo tiempo.

5. Aplicar botón de autofiltro

Para filtrar datos solo se debe ubicar en cualquier parte de la lista y presionar CTRL + SHIFT + L de manera simultánea. Una vez aplicado el filtro, tan solo hay que hacer clic en el triángulo para desplegar las diferentes opciones que entrega Excel.