¿Quién paga la incapacidad de un empleado en Colombia?

En Colombia, el sistema de seguridad social establece un conjunto de normas y procedimientos para garantizar la protección de los trabajadores en caso de incapacidad temporal.

La incapacidad laboral se refiere a la situación en la cual un empleado no puede desempeñar sus funciones debido a una enfermedad o accidente.

En 2025, el pago de la incapacidad está determinado por una serie de factores, entre ellos el tipo de incapacidad y las condiciones laborales del trabajador.

Por medio del Ministerio de Trabajo se encuentran las rutas de acción para las incapacidades laborales.

Tipos de incapacidad en Colombia

Existen diferentes tipos de incapacidad, y cada uno de ellos tiene condiciones específicas de pago. La incapacidad laboral puede ser por enfermedad general, accidente de trabajo o enfermedad profesional.

• Enfermedad general: es aquella que no está relacionada con el trabajo, como un resfriado, gripe o enfermedad crónica.
• Accidente de trabajo: se refiere a un incidente que ocurre en el lugar de trabajo o durante el desempeño de las actividades laborales.
• Enfermedad profesional: son aquellas enfermedades derivadas de las condiciones o la naturaleza del trabajo que realiza el empleado.

Responsabilidad del pago de la incapacidad

En el caso de la incapacidad por enfermedad general, el pago está a cargo de la EPS (Entidad Promotora de Salud) a la cual el trabajador esté afiliado.

Sin embargo, el proceso tiene una serie de fases. Cuando un trabajador presenta una incapacidad por enfermedad general, los primeros dos días de incapacidad son pagados por el empleador, quien debe asumir el costo de este período. A partir del tercer día, es la EPS quien se hace cargo del pago de la incapacidad.

Por otro lado, si la incapacidad es por accidente de trabajo o enfermedad profesional, el pago es responsabilidad del ARL (Administradora de Riesgos Laborales) a la cual el empleador debe estar afiliado.

En este caso, el empleador no es responsable del pago directo, ya que la ARL cubre el 100 % del salario del trabajador durante el tiempo que dure la incapacidad.

Porcentaje de pago y duración de la incapacidad

Cuando la incapacidad es cubierta por la EPS, el empleado recibe un porcentaje de su salario. El monto que se paga corresponde al 66.67 % de su salario base durante el tiempo que dure la incapacidad.

Este pago puede continuar hasta un máximo de 180 días, siempre que la incapacidad esté debidamente certificada por el médico tratante.

Si la incapacidad supera los 180 días, la EPS realiza una evaluación para determinar si corresponde un proceso de pensión por invalidez, o si el trabajador ya ha logrado una recuperación que le permita reintegrarse al trabajo.

En el caso de los accidentes de trabajo o enfermedades profesionales, la ARL paga la totalidad del salario del trabajador desde el primer día de incapacidad hasta que la persona se recupere o se determine una incapacidad permanente.

Obligaciones del empleador y del trabajador

El empleador tiene la responsabilidad de garantizar que sus empleados estén correctamente afiliados tanto a la EPS como a la ARL.

Además, debe colaborar con el proceso de gestión de la incapacidad y entregar los reportes necesarios en caso de que el trabajador sufra un accidente laboral.

Por su parte, el trabajador debe presentar la documentación requerida, como el certificado médico y los informes de la EPS o la ARL, para que el proceso de pago de incapacidad se realice de manera correcta.