Estos son los ajustes que deberán hacer las empresas para cumplir con la reforma pensional. El régimen de transición será clave

Preparar la nómina de una compañía es una tarea dispendiosa que va más allá de girar salarios, contabilizar horas extras, comisiones, incapacidades, vacaciones o descuentos por retención en la fuente. También incluye una parte fundamental, los pagos a seguridad social, que se hacen mes vencido y se refieren a los aportes para salud, pensiones, caja de compensación y riesgos laborales.

La reforma pensional aprobada en julio del año pasado, que entrará en vigor en unos 15 días, salvo que la Corte Constitucional determine lo contrario, ha causado gran incertidumbre sobre la manera de realizar los aportes a la seguridad social, ya que estos se pagan de forma unificada. A las empresas no les está permitido solo hacer aportes para salud o solo para pensión, deben pagar en una única transacción, y el paquete completo está en vilo por los cambios de la reforma.

Lo primero es que ahora no todos los trabajadores quedarán bajo el mismo sistema pensional. Se crearán dos grupos. Los que están en régimen de transición, estimados en unos 2,5 millones de colombianos, es decir, las mujeres que al 30 de junio tengan al menos 750 semanas cotizadas y los hombres, 900. Esas personas no sentirán ningún cambio y sus aportes a la seguridad social seguirán funcionando como hasta ahora.

Al segundo grupo de trabajadores, que no cumplen las condiciones mencionadas, sí les aplican los cambios de la reforma y uno de los más determinantes desde el punto de vista de los aportes es que todos deberán cotizar en Colpensiones, pero aquellos que ganen más de 2,3 salarios mínimos cotizarán el excedente en una Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual (Accai), entidades que reemplazarán a los actuales fondos privados de pensiones.

En ese orden de ideas, para saber cómo hacer los aportes de sus empleados, lo primero que tendrán que conocer las empresas es cuáles están en transición y cuáles no. Es una pregunta que parece sencilla, pero miles de trabajadores no tienen clara la respuesta y la única forma de hacerlo es pidiéndole su historia laboral a Colpensiones o al fondo privado al que están afiliados. En algunas oficinas de recursos humanos consideran que sería eficiente que ellos pudieran tener acceso a esa información y con eso pueden alistar sus sistemas, teniendo en cuenta que queda poco tiempo y probablemente van a tener que contratar una o dos personas adicionales (dependiendo del tamaño de la compañía) para que los ayuden a estar a punto.

Una vez las empresas tengan claro a cuántos empleados les aplica la reforma, el primer paso con ese grupo será aumentar el monto que les descuentan por una contribución obligatoria que deben realizar al Fondo de Solidaridad Pensional aquellos que devengan más de cuatro salarios mínimos (más de 5.694.000 pesos). Actualmente, ese descuento se inicia con el 1 % de la base salarial y puede llegar hasta el 2 %. Con la nueva ley, el descuento empieza en 1,5 % y va hasta 3 % de acuerdo con los ingresos.

Lisbeth Martínez, coordinadora de formación de Miplanilla, una de las operadoras del sistema Pila (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), dice que el impacto de la reforma entre los empleadores se verá en agosto, mes en el que se pagará la seguridad social de julio.

“Eso, sin embargo, no quiere decir que julio no vaya a ser un momento complejo para las empresas, porque hay unos procesos de la liquidación de nómina que se deben aplicar desde junio, pues irán en el pago de salarios de julio, como es el aporte al Fondo de Solidaridad que deben hacer quienes devengan cuatro salarios mínimos en adelante”, precisa la experta.

Agrega que quien distribuirá los aportes a Colpensiones y a las Accai será el operador de Pila, y las empresas no deberán hacer ajustes a sus softwares de nómina. Sin embargo, sí tendrán que saber en dónde están afiliados sus trabajadores y reportar los salarios cuando suban o bajen del umbral de los 2,3 salarios mínimos, lo cual puede ocurrir cuando se hagan aumentos, se paguen horas extras o comisiones de ventas.

Esto fue confirmado por Andrés Torres, director de Innovación y Digitalización Tributaria de Alegra, una de las firmas proveedoras de software de nómina. Reitera que las empresas no tendrán que realizar configuraciones adicionales, pues los sistemas ajustarán de forma automática el aporte pensional de los trabajadores.

Este proceso dependerá de la claridad sobre quiénes califican para el régimen de transición y quiénes no, información que será certificada mediante bases de datos elaboradas por el Ministerio del Trabajo. El principal problema radica en que, dado que la fecha límite para acumular las semanas necesarias es el 30 de junio, las bases de datos solo podrán consolidarse después de ese día, lo que añade un nuevo factor de incertidumbre al no estar claro cuándo estarán disponibles.

¿Dónde quedaron afiliados?

Martínez aclara que, si las bases del Ministerio del Trabajo presentan inconsistencias, serán las empresas las que deben informar en dónde quedaron afiliados los empleados que devengan más de 2,3 salarios mínimos y que no están en transición. Se asume que aquellos que estaban en fondos privados siguieron en los mismos que ahora serán Accai (Porvenir, Protección, Skandia y Colfondos); el enredo está con los que eran afiliados a Colpensiones. Estos tuvieron plazo hasta el pasado 16 de enero para elegir Accai. Los que no escogieron fueron asignados por el Gobierno a una de las cinco Accai existentes –ahora se sumó la aseguradora estatal Positiva–. En total fueron 571.600 personas repartidas de manera equitativa en las cinco Accai.

Dado que en julio no se va a tener claridad de las bases de datos, el Ministerio del Trabajo estableció que en ese mes no se podrán hacer pagos anticipados. “Lo que se busca es que todos empecemos al tiempo: las administradoras, los operadores de Pila y las empresas. Eso va a afectar a los independientes, quienes tendrán que llegar a algún acuerdo con su contratante, pues no van a poder pasar antes la cuenta de cobro de julio. La planilla Pila no les va a dejar pagar por adelantado”, precisa la experta de Miplanilla.

Pese a toda la preparación de Colpensiones, los fondos privados, las empresas y las operadoras de Pila, la ley pensional sigue siendo una gran incógnita, pues la Corte Constitucional aún no ha definido si su trámite legislativo fue correcto y si puede entrar en vigencia.

“La Corte nos tiene a todos en vilo, y los empleadores son, quizás, los que tienen mayor angustia e incertidumbre, porque buscan evitar errores al momento de realizar descuentos o pagos al sistema. En ese sentido, e independientemente del número de trabajadores, es necesario prepararse para enfrentar todos los efectos de la nueva ley y así no llegar a vulnerar derechos de los empleados, evitar sanciones del Ministerio del Trabajo o acciones judiciales que impongan más cargas de las ya excesivas que soportan las empresas”, señala el abogado laboralista Misael Triana.

La experta de Miplanilla dice que, si se cae la ley, se podría aplicar una posibilidad establecida en los decretos reglamentarios y que se refiere a la entrega de recursos entre Colpensiones y las Accai. Eso está pensado para las personas con semanas embolatadas y que no clasifiquen al régimen de transición en la fecha límite. Si luego logran demostrar que tenían las semanas, los dineros aportados se podrán devolver. Lo mismo ocurriría si se declara inexequible la reforma pensional; el dinero se devolvería de Colpensiones a los fondos privados.

Este cambio de sistema aún requiere mucha filigrana.