Automatizar la nómina, un cambio que ahorra tiempo y mejora la eficiencia de las áreas de recursos humanos

Las áreas de recursos humanos de las compañías también pueden beneficiarse con el uso de herramientas tecnológicas en la nube. Esa es justamente la premisa de BUK, una compañía de software que hace poco más de un año llegó a Colombia y desde entonces está transformando la manera en que estas unidades se desempeñan. Camilo Mejía Landucci, country manager de la empresa en el país, explica detalles de este cambio que se está generando.

SEMANA: Automatizar la nómina es uno de los primeros pasos en la transformación digital de las áreas de recursos humanos. ¿Qué impacto tiene en las compañías?

CAMILO MEJÍA LANDUCCI: Este es uno de los procesos que más tiempo le toma a una empresa por la cantidad de variables. Por eso desarrollamos una calculadora que arroja un dato exacto teniendo en cuenta, por ejemplo, si el trabajador tomó días de vacaciones, incapacidades, ausencias o permisos. También contempla retenciones en la fuente, comisiones y bonos. Una de las grandes ventajas es que ahorra tiempo, pues permite gestionar grandes volúmenes de información. Cuando un sistema de nómina no es automatizado pueden presentarse errores humanos y de digitación que impactan el cálculo para uno o más colaboradores. Esto genera reprocesos y da pie a reclamos por parte de los trabajadores y a sus consecuentes sanciones. Todo junto deja poco tiempo para ocuparse de lo realmente importante para un departamento como este: las personas. Hoy la prioridad debería ser el desarrollo organizacional y profesional. Por ejemplo, buscar el mejor talento disponible en el mercado laboral, revisar el desempeño de los colaboradores, realizar encuestas para ver cómo perciben la organización, detectar fallas y mejorarlas o crear y ofrecer beneficios para que se sientan felices y orgullosos en la empresa en que trabajan. Crear marca empleadora.

SEMANA: ¿De qué manera un software termina solucionando estas falencias?

C.M.L.: Para empezar, ahorra un 60 por ciento del tiempo que antes se dedicaba a esta tarea. Su implementación permite que haya una sola base para reunir toda la información, sin importar que se pierda un computador, se cambie de puesto o alguien se vaya. Además, el software permite detectar y corregir errores, para que el sistema no vuelva a cometerlos a futuro. La liquidación de la nómina se realiza en minutos, generando información que los bancos necesitan para hacer la dispersión de fondos de manera correcta; y el archivo PILA, listo para cargar a cualquier operador de planilla. BUK construye cubos de información y genera reportes sobre todos los valores o la información que hay en la herramienta. De esta manera se pueden entregar análisis relevantes que optimizan la toma de decisiones de forma estratégica, en temas claves como la rotación de turnos, el ausentismo, el desempeño, el propio valor salario y cómo este impacta la entrada o salida de empleados de la compañía y hasta la idoneidad de una comisión.

SEMANA: ¿Cuáles son las características principales que deben tener este tipo de herramientas?

C.M.L.: Tienen que ser intuitivas, fáciles de usar y colaborativas. Deben permitir el acceso a varios miembros de un equipo de trabajo, desde cualquier lugar y en cualquier momento, y de forma segura para evitar pérdidas de información que son muy dolorosas y costosas para cualquier compañía. En la actualidad esto se logra gracias a la tecnología en la nube.

Por otro lado, estas herramientas deben contar con un motor de cálculo muy preciso para minimizar errores en la liquidación de nómina, ser flexibles ante características y variables que pueden cambiar dependiendo de la industria o sector empresarial y asimismo, estar actualizadas con leyes y regulaciones vigentes para poder realizar pagos con la tranquilidad de que no se incurrirá en multas o sanciones.

SEMANA: Eso significa que tiene un alto nivel de flexibilidad…

C.M.L.: Claro, eso es parte de nuestra filosofía. No creemos que todo ajuste sea un motivo de cobro adicional, sino que nos ajustamos a las complejidades de cada industria y a las regulaciones laborales y buscamos responder de manera inmediata a cualquier cambio. Además, el software cuenta con un servicio de atributos personalizados donde cada compañía crea, en cuestión de segundos, espacios para registrar parámetros propios de sus necesidades como, por ejemplo, valores fijos, fórmulas para calcular comisiones específicas, etc. Adicionalmente estamos dispuestos a escuchar las necesidades de los clientes con el fin de poder implementar nuevos procesos y requerimientos puntuales. Trabajamos siempre bajo la metodología de mejora contínua.